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Title: Leaders Onboarding Guide

Original CoS Document (slug): [[https://conventionofstates.com/files/leaders-onboarding-guide|leaders-onboarding-guide]]

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Attached File: CB-Tools-Leaders_On-boarding_Guide_v31_20210921_(1).pdf

Created: 2023-10-30 14:40:36

Updated: 2024-10-30 23:00:00

Published: 2023-10-30 01:00:00

Converted: 2025-04-14T20:14:06.872172610


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CitizenBuilder: Leaders On-boarding 

Guide 

 

 

 

 

 

 

 

 

//COS Technical  Services //

//Version 3.1 //



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**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

**TABLE OF CONTENTS **

 

**TABLE OF CONTENTS **

[[files_22275_pdfto.html#4|**DOCUMENT REVISION HISTORY ....................................................................................................................... 4 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#5|**INTRODUCTION ........................................................................................................................................... 1 **]]

[[files_22275_pdfto.html#5|PURPOSE OF THIS GUIDE .....................................................................................................................................................................................1 ]]

[[files_22275_pdfto.html#5|PREREQUISITES ........................................................................................................................................................................................ 1 ]]

[[files_22275_pdfto.html#5|WHEN TO DO THESE TASKS .................................................................................................................................................................... 1 ]]

[[files_22275_pdfto.html#6|**TASK 1: FIND AND EXAMINE OPEN APPLICATIONS IN THE LMT ................................................................... 2 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#7|**TASK 1: FIND AND EXAMINE OPEN APPLICATIONS IN THE LMT (CONTINUED) .............................................................. 3 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#8|**TASK 1: FIND AND EXAMINE OPEN APPLICATIONS IN THE LMT (CONTINUED) .............................................................. 4 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#9|**TASK 2: MAKE THE INITIAL CALL ..................................................................................................................... 5 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#10|**TASK 2: MAKE THE INITIAL CALL (CONTINUED) ............................................................................................. 6 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#11|**TASK 2: MAKE THE INITIAL CALL (CONTINUED) ............................................................................................. 7 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#12|**TASK 3: PERFORM THE VETTING PROCESS ................................................................................................... 8 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#13|**TASK 3: PERFORM THE VETTING PROCESS (CONTINUED) ........................................................................... 9 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#14|**TASK 4: CONDUCT THE ONBOARDING PROCESS ........................................................................................ 10 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#15|**TASK 4: CONDUCT THE ONBOARDING PROCESS (CONTINUED) ............................................................................................... 11 **]]

[[files_22275_pdfto.html#15|IMPORTANT INFORMATION ABOUT ONBOARDING ............................................................................................................................ 11 ]]

[[files_22275_pdfto.html#16|**TASK 5: FINALIZE ONBOARDING ACTIVITIES ............................................................................................... 12 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#17|**TASK 6: ASSIGN THE NEW ROLE .................................................................................................................... 13 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#18|**TASK 6: ASSIGN THE NEW ROLE (CONTINUED) ........................................................................................... 14 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#19|**TASK 7: CONFIRM VOLUNTEER AGREEMENT SIGNED ................................................................................ 15 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#20|**TASK 8: CREATE A COSACTION.COM EMAIL ACCOUNT ............................................................................. 16 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#21|**TASK 8: CREATE A COSACTION.COM EMAIL ACCOUNT (CONTINUED) ......................................................................... 17 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#22|**TASK 9: INVITE THE APPLICANT TO THE SLACK WORKSPACE ........................................................................... 18 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#23|**TASK 9: INVITE THE APPLICANT TO THE SLACK WORKSPACE (CONTINUED) ........................................................................ 19 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#24|**APPENDIX A: LINKS ............................................................................................................................................ 1 \\
**]][[files_22275_pdfto.html#25|**APPENDIX B: HANDLING EXCEPTIONS & VARIATIONS ................................................................................. 1 **]]

[[files_22275_pdfto.html#25|OVERVIEW ................................................................................................................................................................................................. 1 ]]

[[files_22275_pdfto.html#25|MORE ABOUT THE LMT ........................................................................................................................................ 1 ]]

[[files_22275_pdfto.html#25|//Additional Purpose ................................................................................................................................ 1 //]]

[[files_22275_pdfto.html#25|//The LMT List ......................................................................................................................................... 1 //]]

[[files_22275_pdfto.html#25|//Applications for the Volunteer Role ....................................................................................................... 1 //]]

[[files_22275_pdfto.html#25|REJECTING AN APPLICATION ..............................................................................................................................................................................1 ]]



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**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

**TABLE OF CONTENTS **

 

[[files_22275_pdfto.html#26|**APPENDIX B: HANDLING EXCEPTIONS & VARIATIONS (CONTINUED) ............................................................................. 2 **]]

[[files_22275_pdfto.html#26|UNASSIGNING A ROLE ............................................................................................................................................................................. 2 ]]

[[files_22275_pdfto.html#26|REOPENING AN APPLICATION ................................................................................................................................................................ 2 ]]

[[files_22275_pdfto.html#27|**APPENDIX B: HANDLING EXCEPTIONS & VARIATIONS (CONTINUED) ............................................................................. 3 **]]

[[files_22275_pdfto.html#27|CHANGING THE “ASSIGNED TO” LEADER ............................................................................................................................................. 3 ]]

[[files_22275_pdfto.html#27|MORE ABOUT ADDING NOTES ............................................................................................................................................................... 3 ]]

[[files_22275_pdfto.html#27|//Notes are Important .............................................................................................................................. 3 //]]

[[files_22275_pdfto.html#27|//Notes are Role-specific ......................................................................................................................... 3 //]]

[[files_22275_pdfto.html#27|AVOIDING DUPLICATE SLACK ACCOUNTS ........................................................................................................................................................3 ]]

[[files_22275_pdfto.html#28|**APPENDIX B: HANDLING EXCEPTIONS & VARIATIONS (CONTINUED) ............................................................................. 4 **]]

[[files_22275_pdfto.html#28|MORE ABOUT ASSIGNING ROLES (//SEE TASK 8) ..................................................................................................... //4 ]]

[[files_22275_pdfto.html#28|//General ................................................................................................................................................. 4 //]]

[[files_22275_pdfto.html#28|//DC & RC Roles ..................................................................................................................................... 4 //]]

[[files_22275_pdfto.html#28|//Single Leader ........................................................................................................................................ 4 //]]

[[files_22275_pdfto.html#28|WHEN A COSACTION EMAIL ACCOUNT ALREADY EXISTS ..........................................................................................................................4 ]]

[[files_22275_pdfto.html#29|**APPENDIX C: SUGGESTED SUMMARY OF ONBOARDING TASKS ............................................................................................. 1 **]]



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**DOCUMENT  REVISION  HISTORY **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3. Sept 29, 2021 **

**REVISION HISTORY **

 

 

** **

** **

**Revision  DATE **

**DESCRIPTION **

**CHANGED BY **

1.2 

05/15/2019  First draft of v1.2 completed and submitted for review 

Judi Schade 

1.2.1 

5/17/2019 

Second draft of v1.2, incorporating suggested changes from Anne 

Aycock, Isaac Helland, and Mike Cassidy 

•  Added note about applications for volunteer roles on pg 1 \\
•  Fixed reference to Appendix (s/b B instead of A) in Task 2 

Step 4c (pg 5) and added relevant verbiage in Appendix B 

“Rejecting an Application” (pg B1)and “More about Adding 

Notes” (pg B3)referring to Contact Log selections “Not 

Suitable for Role” and “Not Interested” 

•  Fixed highlighting in Onboarding Checklist image on page 11 

Task 4 

•  Added a statement in Task 6 Step 1 (pg 14) about using the 

applicant’s cosaction.com email address for the Slack 

invitation, and added a section in Appendix B “More about 

Slack” (pg B3) that explains the reasons and ways to prevent 

duplicates 

•  Revised the email example in Task 6 Step 3 to show the Help 

Desk URL instead of CB as the starting point for accessing the 

Slack Basics training video 

•  Added a statement in Task 8 Step 3 (page 17) about seeing 

Appendix B for important additional information about 

assigning roles and added that section into Appendix B using 

Mike’s Slack posting of April 23rd 

Judi Schade 

1.3 

5/24/2019 

Updated Appendix B on “When a COSAction.com Email Account 

Already Exists” on another account 

Anne Aycock 

1.4 

5/31/2019 

Updated Task 4 with note on COSU 

Anne Aycock 

1.4.1 

6/13/2019 

Replaced graphic for LMT Open Applicant 

Bud Cornwell 

2.0 

6/14/2019 

•  Added Revision Number Column to Revision History page \\
•  Updated to reflect system changes CB-1731, CB-732 \\
•  Incorporated suggested changes from Ginny Rapini, Judd 

Sloan, Bud Cornwell 

Anne Aycock 

2.1 

6/21/2019 

Added links for Training Manuals & CB COS University Students & 

Courses 

Anne Aycock 

2.2 

7/13/2019 

Added Summary of Onboarding Tasks 

Martin Nolan, 

Anne Aycock 

3.0 

12/2/2020 

Updated to reflect system changes to Onboarding Process 

Martin Nolan 

3.1 

 

 

 

 

 

09/29/2021  Add Slack Playlist Link for introduction to Slack 

Anne Aycock  



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**Introduction **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1 Sep 29, 2021 **

**1 **

 

 

** **

** **

**Purpose of this **

**Guide **

To process an applicant for a COS leadership role, you will use the 

**Leadership Management Tool **

**(LMT) **in **CitizenBuilder (CB)**. 

** **

Application processing 

involves nine key tasks: 

** **

** **

This guide explains how 

to perform each sequential 

task successfully. 

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

//**IMPORTANT NOTES: **//

//1.  As an application moves through this nine-task process, the LMT performs automatic application status //

//updates. Although you can perform these nine tasks in any order, a different sequence could disrupt the //

//automatic updates, so please use this sequence for every application. //

2.  //Applications for Volunteer roles do not go through this process, so they do not trigger the Onboarding //

//Checklist you’ll learn about in Task 2.//

 

** **

**Prerequisites **

** **

You should already be familiar with the basics of CB, including how to use the left navigation pane to 

access system features and tools, and how to apply column filters to sort data. 

** **

**When to do **

**these tasks **

** **

When a volunteer visits the 

**TAKE ACTION **page of the COS website and submits an application for a 

particular role, the application automatically creates a row in the LMT that looks like this: 

** **

** **

 

** **

** **

This new application will have a status of 

**Open**. 

** **

When you find applications with the 

**Open **status in the LMT, that’s your signal to begin the process 

described on the following pages. 



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**Task 1: Find and Examine Open Applications in the LMT **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**2 **

 

 

** **

**Introduction  **This task covers the steps for finding the applications with the “Open” status in the LMT. 

 

 

**STEP **

**ACTION **

1 

Log into CB at[[https://conventionofstates.com/| https:%%//%%conventionofstates.com. ]]

2 

Open the dropdown list under your icon or photo at the top right of the screen 

and select 

**DASHBOARD**. 

Your CB dashboard will appear. 

 

 

3 

In the left navigation pane of your CB dashboard, select 

**TOOLS/Leaders**. 

 

 

The LMT list of roles and assignments will appear, showing all currently assigned leaders. 

This layout is the system default. 

 

 

 

 

 

 

 

 

//Continued on next page //



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**Task 1: Find and Examine Open Applications in the LMT (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**3 **

 

 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

4 

To find applications with the “

**Open**” status, click the down arrow in the **Status **column and select **Open**. 

// //

 

// //

// //

Now you’ll see a list containing only the applications that are open. 

//**Note: **You can also use filters in other columns to narrow down the list, e.g., by **State **and/or **Created At **date //

//range. //

// //

// //

Here is a description of each status: 

**Open **

New (or reopened) application that has not yet begun the vetting process 

**In Process **

The vetting process has been started 

**Onboarding **

Applicant has been vetted and is working through the on-boarding steps 

**Assigned **

Active leader 

**Former **

Previously //Assigned//, and has been //Unassigned //

**Rejected **

Not assigned to the role (this also includes most Former leaders from NationBuilder) 

// //

// //

// //

The tasks explained in this guide move the applicant through the first four, from Open to Assigned. 

// //

//Continued on next page //

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



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**Task 1: Find and Examine Open Applications in the LMT (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**4 **

 

 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

5 

In the LMT list of 

**Open **applicants, click on an applicant’s name to see the LMT detail page showing the applicant’s 

responses to the questions in the application, along with selected information from the CB profile in the left pane. 

(//See image below.//) As you scroll down, you’ll see additional sections that we’ll address in subsequent tasks. \\
//**Note: **If the volunteer applied for more than one role, or has other current or previous roles, you will see those in the //

//**APPLICATIONS HISTORY **section on the left. If you click on another role in APPLICATIONS HISTORY, you will see the //

//processing information for that role and can also perform processing tasks for that role. //

// //

 

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

6 

Go to 

**Task 2: Make the Initial Call**. 



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**Task 2: Make the Initial Call **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**5 **

 

 

// //

**Introduction  **This task covers the steps for contacting the applicant to initiate processing and for documenting that 

activity in CB. \\
The steps below assume a meaningful interaction with the applicant during the first phone call and your 

decision to continue the process. (//See **Appendix A **for additional details and how to handle exceptions//.) 

 

 

**STEP **

**ACTION **

1 

Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page showing the applicant’s survey responses and profile 

information so you’ll be ready to record your call activity. \\
If not already selected in 

**APPLICATIONS HISTORY**, click to select the **OPEN **role you want to begin processing. 

2 

Set your objectives for the outcome of your first conversation with the applicant by deciding what to discuss during 

the call, such as missing survey responses, role requirements and expectations, training requirements for role, 

applicant’s current level of motivation for role, etc. 

//**A NOTE ABOUT MISSING SURVEY RESPONSES: **//

//Whenever an application is in //

//**Open**, **In Process**, or **Onboarding **status and there are no survey responses, the //

//applicant can go to the //

//**Take Action **web page, select the role applied for, and then fill out the blank survey form. //

//As soon as the applicant submits the completed form, the responses will be available on the applicant’s LMT //

//page for that role. //

3 

Call the applicant and accomplish the objectives you set in Step 2. 

4 

Record your call by entering a note in the LMT with these steps: 

a.  In the 

**NOTES AND COMMENTS **section, click **Contact Log **to reveal an additional field that shows “**Please, **

**select…**” 

b.  Click the down arrow to the right of the new field to reveal the list of selections. \\
c.  Select “

**Called – Meaningful Interaction**.” (//See **Appendix B “Rejecting an Application” **and **“More about **//

//**Adding Note”s **for information about “**Not Suitable for Role**” and “**Not Interested**” selections.//) 

 

 

 

//Continued on next page //



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**Task 2: Make the Initial Call (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**6 **

 

 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

5 

Type the details of your conversation in the 

**NOTES AND COMMENTS **text field, making sure the information will also 

make sense to others who might later need to review or manage this leader. 

// //

 

6 

Click the 

**ADD NOTE **button. 

A blue success message line will display for about five seconds, confirming your note has been added, and the note 

will appear in an area at the bottom of the 

**NOTES AND COMMENTS **section with additional system-generated details. 

// //

 

The system leaves the application in 

**Open **status and assigns you as the leader processing it. 

// //

 

// //

//Continued on next page //



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**Task 2: Make the Initial Call (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**7 **

 

 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

7 

Examine the 

**ONBOARDING CHECKLIST **that appears on the LMT detail screen below the **CREATE COSACTION EMAIL **

**ACCOUNT **section and notice that the system automatically checked “**Initial Call Made**.” 

 

//**IMPORTANT NOTES**: //

•  //The **Onboarding Checklist **only appears for applications submitted or reopened after May 6, 2019 when this //

//feature was implemented. //

•  //The sequence in the checklist follows the recommended sequence of tasks in the process. As you proceed //

//through the process, some items in this checklist are automatically checked by CB and some require that you //

//manually enter a checkmark after completing that task. //

8 

Go to 

**Task 3: Perform the Vetting Process**. 



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**Task 3: Perform the Vetting Process **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**8 **

 

 

// //

**Introduction  **The vetting process is intended to ensure the applicant and the role are a good fit. For some applicants, 

you might accomplish this during the initial call and for others, you might choose to repeat this task with 

additional vetting activities until you’re convinced you should proceed with onboarding. Additional 

vetting activities might involve further interaction with the applicant and conversations with other 

leaders who are familiar with the applicant. \\
This task covers the steps for recording all your vetting activities in the LMT. 

 

 

**STEP **

**ACTION **

1 

Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page so you’ll be ready to record your vetting activity. 

2 

When you complete a vetting activity, record it by entering notes in CB with these steps: 

a.  In the 

**NOTES AND COMMENTS **section, click **Contact Log **to reveal the additional field that shows “**Please, **

**select…**” 

b.  Click the down arrow to the right of the new field to reveal the list of selections. \\
c.  Select “

**Vetting**.” 

 

 

 

d.  Type your note in the 

text field and then click 

the 

**ADD NOTE **button. 

 

//Continued on next page //



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**Task 3: Perform the Vetting Process (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**9 **

 

 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

3 

Examine the result of adding your vetting note. \\
When you click 

**ADD NOTE**, the LMT 

adds your note to the 

**NOTES AND **

**COMMENTS **section above any 

previous notes and shows the 

**ACTION TYPE **as **Vetting**. 

The LMT also automatically changes the status of the application from 

“

**Open**” to “**In Process**” in the **APPLICATIONS HISTORY **on the LMT detail 

page and in the main LMT list. In addition, it adds a checkmark to the 

**Vetting **item on the **ONBOARDING CHECKLIST**. 

 

 

   

 

 

 

4 

When all vetting activities are complete and properly recorded, go to 

**Task 4: Conduct the Onboarding Process**. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



{{:cb_mirror_public:media:files_22275_pdfto014.png?nolink&918x1188 |background image}}
**Task 4: Conduct the Onboarding Process **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**10 **

 

 

// //

**Introduction  **This task covers the steps to follow when you have completed all your vetting activities and have 

decided that the applicant should be onboarded for the role. 

 

 

**STEP **

1 \\
2 

**ACTION **

Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page. \\
Perform these steps to enter a note indicating your intention to begin the onboarding process: 

a.  In the 

**NOTES AND COMMENTS **section, click **Contact Log **to reveal the additional field that shows “**Please, **

**select…**” 

b.  Click the down arrow to the right 

of the selection field to reveal 

the list of selections. 

c.  Select “

**Onboarding Initiated**.” 

d.  Type your note in the text field 

and click 

**ADD NOTE**. 

 

 

 

 

 

3 

Examine the result of adding your 

**Onboarding Initiated **

note. \\
The LMT adds your note to the 

**NOTES AND COMMENTS **

section with the 

**ACTION TYPE **as **Onboarding Initiated**. 

The LMT also automatically changes the status of 

the application from “

**In Process**” to “**Onboarding**” in 

the 

**APPLICATIONS HISTORY **on the LMT detail page 

and in the main LMT list. In addition, it adds a 

checkmark to the 

**Onboarding Initiated **item on the 

**ONBOARDING CHECKLIST. **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

4 

Read the notes on the next page. 

5 

When the applicant completes the onboarding activities highlighted in the 

**ONBOARDING CHECKLIST **image on the 

next page, go to 

**Task 5: Create a cosaction.com Email Account. **

** **

//Continued on next page //



{{:cb_mirror_public:media:files_22275_pdfto015.png?nolink&918x1188 |background image}}
**Task 4: Conduct the Onboarding Process (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**11 **

 

 

// //

// //

**Important **

**information **

**about **

**onboarding **

The onboarding process involves several steps as indicated in the 

**ONBOARDING CHECKLIST **below. 

Notice that the highlighted items require 

you to enter checkmarks manually as the 

applicant completes these activities. \\
**NOTE: **These activities could span several 

days or even weeks, so you should have 

regular interactions with the applicant 

during this important time to ensure his or 

her comfort and success in accomplishing 

these tasks. \\
[[https://drive.google.com/open?id=1R_wwfTw-O1BcHQcuwDg2Pnzlha8w2lge|Leadership Role Manual \\
]]When applicants enroll in COSUniversity 

before they are assigned to a role, they will 

only see the public courses. They need to 

complete the public courses. Students can 

be viewed in CB under Tools: 

COSUNIVERSITY: STUDENTS \\
More information on accessing 

COSUniversity can be found in the Help 

Desk Knowledgebase at[[https://help.conventionofstates.com/kb/faq.php?id=124| Accessing COSU . \\
]]Make sure you record every interaction in 

the 

**NOTES AND COMMENTS **section on the 

LMT detail page. For a note with an 

**Action **

**Type **that doesn’t fit any of the **Contact **

**Log **choices in the dropdown list, simply use 

the 

**Note **button instead. 

// //

// //

To send email messages during 

the onboarding process, use the 

**EMAIL **section on the LMT detail 

screen. 



{{:cb_mirror_public:media:files_22275_pdfto016.png?nolink&918x1188 |background image}}
**Task 5: Finalize Onboarding Activities **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**12 **

 

 

// //

**Introduction  **When the applicant has completed all training and other onboarding requirements for the role, you can 

conclude the onboarding process. \\
This task covers the steps for using the LMT to record the completion of onboarding. 

 

 

**STEP **

**ACTION **

1 

Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. 

2 

In the 

**NOTES AND COMMENTS **section, click **Contact Log**. 

3 

Click the down arrow to the right of the “Please, select…” field and select 

**Onboarding Training Completed**. 

4 

Type a brief note in the text field and click the 

**ADD NOTE **button. 

 

 

 

 

Adding this note triggers the system to add a checkmark to the final item on the 

**ONBOARDING CHECKLIST**. 

 

 

The 

**ASSIGN **button also becomes available in the **ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT **section, in readiness for the 

next task. 

5 

Go to 

**Task 6: Assign the New Role**. 



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**Task 6: Assign the New Role **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**13 **

 

 

 

**Introduction  **This task includes the steps for assigning the volunteer’s new role in the LMT. 

 

 

**STEP **

**ACTION **

1 

Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. 

2 

Scroll down and examine the 

**ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT **section. 

The 

**ROLE **and **STATES **fields are 

automatically populated based on the 

position applied for and the state in the 

applicant’s address. Both fields are 

changeable. \\
Only one role can be selected, but you can 

select multiple states. \\
The available selections for 

**STATE **

**REGIONS **and **DISTRICTS **are controlled by 

the states selected in the 

**STATES **field. 

If you select more than one state, all the 

regions and districts for each selected state 

will appear in the dropdown lists in these 

two fields. 

3 

Make sure the agreed-upon role appears in the 

**ROLE **field. If not, select another one from the available alternatives. 

//**Note: **For some roles, there might be more than one choice. For example, for the State Director role, you can select the State //

//Director Leadership Team instead. //

//**(SEE APPENDIX B FOR IMPORTANT ADDITIONAL INFORMATION ABOUT ASSIGNING ROLES.) **//

4 

In the 

**STATES **field, if the new leader will support the state that already appears, move on to **Step 5**. 

If the new leader will support a single 

**different state**, do this: 

a.  Deselect the state that appears by clicking the “

**x**” to the right of the state name in the blue label. 

b.  Click the down arrow to the right of the 

**STATES **field and select the other state by clicking its name. A blue 

label with the name of the selected state will appear in the 

**STATES **field. 

c.  Click anywhere outside the list to close it. \\
d.  Go to 

**Step 5**. 

If the new leader will support 

**multiple states**, do this: 

a.  Click the down arrow to the right of the 

**STATES **field and select each of the other states by clicking each 

state name in the dropdown list. As you select each state, its blue label will appear in the 

**STATES **field. 

//Note: The list will remain open while you make your selections.//

 

b.  Click anywhere outside the list to close it. \\
c.  Go to 

**Step 5**. 

 

//Continued on next page //



{{:cb_mirror_public:media:files_22275_pdfto018.png?nolink&918x1188 |background image}}
**Task 6: Assign the New Role (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**14 **

 

 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

5 

In the 

**STATE REGIONS **field, click the down arrow to the right of the field and select one or more regions to be 

supported by the new leader. \\
//**Note: **The **STATE REGIONS **field and its dropdown list behave the same way as the STATES field. //

6 

In the 

**DISTRICTS **field, click the down arrow to the right of the field and select one or more districts to be supported by 

the new leader. \\
//**Note: **The //**DISTRICTS **//field and its dropdown list behave the same way as the STATES and STATE REGIONS fields. //

7 

Type your comments in the 

**REASON **field. 

// //

 

//**IMPORTANT**: The system requires a note in the **REASON **field for any action you perform in this section. //

8 

Click the 

**ASSIGN **button to complete the process. 

// //

// //

The LMT list changes to show the 

**Status **as **Assigned**, with the date 

and time the assignment was done 

and the states and districts to which 

the leader is assigned. 

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

//**IMPORTANT NOTE: **//

//**As soon as you complete this task, be sure to communicate to the new leader that he or she is now officially assigned **//

//**to the agreed-upon role. Include an official “Welcome to the team” statement. **//



{{:cb_mirror_public:media:files_22275_pdfto019.png?nolink&918x1188 |background image}}
**Task 7: Confirm Volunteer Agreement Signed **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**15 **

 

 

// //

**Introduction  **This task consists of checking that the LMT added a checkmark to the Volunteer Agreement Signed step 

in the Onboarding Checklist. 

 

 

**STEP **

**ACTION **

1 

Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. 

2 

Scroll down and examine the 

**ONBOARDING CHECKLIST, Post-Assignment Steps **section. 

An email with the Volunteer Agreement 

link is now automatically triggered when 

a role application is submitted. If the 

applicant has not signed the agreement 

when they try to sign into their CB 

account for the first time, they will be 

presented the Application to sign. \\
When the Volunteer Agreement has 

been signed the LMT auto checks the 

Volunteer Agreement Signed checkbox. 

When the applicant has not signed the Volunteer 

Agreement, a Send Request button will be shown 

on the “Volunteer Agreement is signed” status line 

below the Applications History on the LMT detail 

screen along with an “x” (or an hourglass symbol if 

a sent Volunteer Agreement is pending applicant 

action). 

3 

If the applicant has not completed signing the Volunteer Agreement, have them complete an agreement that is in 

process, send them a new agreement with the Send Req button, or have them attempt to sign in to their account to 

trigger sending them a Volunteer Agreement for signature. 



{{:cb_mirror_public:media:files_22275_pdfto020.png?nolink&918x1188 |background image}}
**Task 8: Create a COSAction.com Email Account **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**16 **

 

 

 

**Introduction  **As the onboarding process nears completion, it is time to create a cosaction.com email account for the 

new leader. \\
Follow the steps below to create the new email account. 

 

 

**STEP **

**ACTION **

1 

Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. 

2 

Go to the section entitled 

**CREATE COSACTION EMAIL ACCOUNT**. 

 

As shown in the image above, the system uses the first and last name from the applicant’s profile in the address and 

defaults to a 

**forward only **account going to the email address the applicant provided. This arrangement will be 

appropriate for most leaders. \\
//**If there is more than one email address listed, ask the applicant which one he or she prefers for receiving COS **//

//**emails and select that one. (If the applicant prefers an email address that doesn’t appear, you can add the email **//

//**address in the applicant’s CB profile.) **//

 

 

**IMPORTANT NOTE: **

If the new leader needs to have a 

**full **account, you can deselect the 

**Forward only email **option, 

exposing a password field where 

an initial password is specified. \\
With a 

**full **account, leaders would 

normally access email by signing 

into Roundcube, COS’s online 

email client, where they can 

change the password. However, if 

they forget the password and can’t 

sign in, another leader would have to set a new password for them from the LMT. Leaders cannot reset their own 

passwords. //(Note: There is separate training for Roundcube.) //

 

//Continued on next page //



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**Task 8: Create a COSAction.com Email Account (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**17 **

 

 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

3 

Once you’ve confirmed the details, click 

**CREATE COSACTION EMAIL ACCOUNT**. 

This action triggers an automatic email 

like this one, notifying the applicant of 

the new account: 

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

After you create the account, 

the options in the 

**MANAGE **

**COSACTION  EMAIL  ACCOUNT **

section change: 

4 

Click 

**SEND CONFIRM COSACTION EMAIL**. 

// //

This action will generate an email like this one: \\
//**Note: **You might want to ask the applicant to let //

//you know when he or she has confirmed access. //

// //

// //

When the applicant clicks the confirmation link, 

he or she sees this message: 

The LMT also adds a checkmark to the 

**COSAction Email **

**Address Confirmed **item in the **ONBOARDING CHECKLIST**. 

// //

// //

// //

// //

//**IMPORTANT NOTE: **You must confirm the cosaction.com email account separately for each application being //

//processed. Any number of these emails may be sent, and they will all contain the same confirmation link, if for the //

//same application. The link will remain valid until any one of them is clicked, after which it will expire, causing any //

//subsequent clicks to present a 404 error page. Once confirmed, the //

//**SEND CONFIRM COSACTION EMAIL **button for that //

//specific application will no longer be shown. //

5 

Go to 

**Task 6: Invite the Applicant to the Slack Workspace**. 



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**Task 9: Invite the Applicant to the Slack Workspace **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**18 **

 

 

// //

// //

**Introduction  **At this point, you’ll want to invite the applicant to his or her state’s Slack workspace. 

This task covers the steps for performing this task and includes information about training resources for 

Slack. 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

1 

**Note: **An invitation to join a Slack Workspace must be created in Slack by an administrator. //**(The invitation should use the **//

//**applicant’s cosaction.com email address. See Appendix B for information about avoiding duplicate Slack accounts.) **//If you are 

not an administrator of the Workspace for the applicant’s state, you must contact a user who is and ask that person to 

create the invitation for you. If you don’t know who the administrators are, follow the procedure below to find and 

contact one. (These instructions assume you are already a member of the Slack Workspace for the applicant’s state.) 

a.  Log into the Slack Workspace to which you want to invite the applicant. \\
b.  Click on the 

**More Items **icon (three dots) at the top right corner of the workspace to reveal a list of selections. 

// //

c.  Select 

**Workspace Directory**. 

// //

// //

// //

// //

// //

// //

// //

d.  Click the down arrow to the right of the field just below 

the 

**Search members **field and select **Admins**. 

// //

You will see a list of all users with the Admin role for that 

Workspace. 

// //

// //

// //

// //

e.  Click the name you want. 

// //

The pane changes to show information about that admin 

and includes tools for making a computer-to-computer call 

or sending a direct message. 

// //

// //

// //

f.  Click either the 

**Message or Call button **to contact the admin 

with your request to send an invitation to the applicant. Ask 

the admin to let you know when the invitation has been sent 

so you’ll know when to follow up. 

// //

//Continued on next page //



{{:cb_mirror_public:media:files_22275_pdfto023.png?nolink&918x1188 |background image}}
**Task 9: Invite the Applicant to the Slack Workspace (continued) **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**19 **

 

 

// //

// //

**STEP **

**ACTION **

2 

Follow the steps in Task 1 to access the CB LMT detail page for the applicant. 

3 

In the 

**EMAIL **section, create and send an email to the applicant advising him or her to follow the directions in the Slack 

invitation email as soon as possible and let you know when it’s done. \\
Include instructions for accessing the 

**Slack: Basics **training video in the **Help Desk Knowledgebase**. 

**EXAMPLE: **

Hi, Lisa, \\
I hope you’re as excited as I am that there’s only one more important task for you to complete and then we can 

officially assign you to the role of COS State Director! \\
You’ll soon receive an email inviting you to join your state’s Slack Workspace. Your task is to sign in and become 

familiar with it. Slack is an online communication and collaboration hub that COS uses at the national, state, and 

team levels to share information and collaborate on projects. As a COS leader, you will use Slack often. \\
Please let me know as soon as you have accessed and examined the Slack Workspace so I can mark your training 

as completed and officially assign the SD role to you. \\
To learn how to use Slack, you can access a Slack: Basics training video in the COS Help Center Knowledgebase by 

following these steps: 

1.  Go to the Help Desk URL:[[https://help.conventionofstates.com/| https:%%//%%help.conventionofstates.com/ \\
]]2.  Click Sign In the upper right corner of the login screen. \\
3.  Click the Sign in with COS button. \\
4.  Click Knowledgebase on the horizontal navigation bar under the COS logo. \\
5.  Click 2. State Leader Core. \\
6.  Scroll to the bottom of the list and click Slack: Basics. \\
7.  View the video and if you want additional information, click the link underneath it. 

4 

Once you’ve confirmed the applicant has joined the state’s Slack workspace, check off that item on the 

**Onboarding **

**Checklist**. 

// //

 

// //

//**IMPORTANT NOTE: **The cosaction.com email account must be confirmed separately for each application being //

//processed, by using the **Send Confirm cosaction Email **button to send the email. Any number of these emails may be //

//sent, and they will all contain the same confirmation link, if for the same application. The link will remain valid until any //

//one of them is clicked, after which it will expire, causing any subsequent clicks to present a 404 error page. Once //

//confirmed, the **Send Confirm cosaction Email **button for that specific application will no longer be shown. //

5 

Go to 

**Task 7: Finalize Onboarding Activities**. 

// //

**This is the end of the application processing tasks. **

**See the Appendices for additional information. **



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**Appendix  A:  Links **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**APPENDIX A  PAGE  A1 **

 

 

** **

** **

**Introduction  **List of links (URL’s) for further information 

** **

** **

**LINK **

**DESCRIPTION **

[[https://conventionofstates.com/take_action|//https:%%//%%conventionofstates.com/take_action //]]

//TAKE ACTION - List of leadership roles //

//where Patriots may apply for one of //

//the leadership roles //

[[https://cosuniversity.com/|//https:%%//%%cosuniversity.com/ //]]

//Convention of States University – must //

//be signed on to CitizenBuilder to access //

//https:%%//%%dashboard.conventionofstates.com/tools/university/students  COS Student List //

//https:%%//%%drive.google.com/open?id=1R_wwfTw- //

//O1BcHQcuwDg2Pnzlha8w2lge //

//COS State Team Manuals //

//https:%%//%%help.conventionofstates.com/kb/faq.php?id=124 //

//Help Desk Knowledge Base Accessing //

//COS University for leaders and District //

//Captains //

//https:%%//%%www.youtube.com/playlist?list=PLWlXaxtQ7fUb1WqLJD//

//qJFGQsAXU7CjoGz //

//Slack Help Playlist  //



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**Appendix B: Handling Exceptions & Variations **

**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.0  DEC 2,  2020 **

**APPENDIX B  PAGE B4 **

 

 

** **

** **

**Overview **

The tasks and steps on the previous pages of this guide assume the application will progress all the way 

through the vetting and onboarding process. However, there are times when you will encounter 

exceptions. The additional tasks covered in this Appendix address those exceptions: 

1.  Rejecting an application \\
2.  Unassigning a role \\
3.  Reopening an application after it has been rejected or a role has been unassigned \\
4.  Changing the “

**Assigned to**” leader in the LMT 

** **

**More about **

**the LMT **

 

** **

//**Additional Purpose **//

You can also use the LMT to manage existing assigned leaders, some of whom might have more 

than one role. 

//**The LMT List **//

The LMT creates a new entry not only when a volunteer submits an application on the Take Action 

page of the COS website but also when a leader with access to the Leader Positions tab in a 

volunteer’s profile assigns a role. //(**Note**: Assigning a role from the Leader Positions tab is an //

//**exception **that should only be used to “promote” an existing leader to a different role when that //

//leader is well-known enough that completing another application is not considered necessary.) \\
//The LMT list includes a separate row for each role for each leader, regardless of how that role was 

associated with the leader’s profile. 

//**Applications for the Volunteer Role **//

On the LMT detail page, you will not see an //**Onboarding Checklist **//for the **VOLUNTEER **role because 

that role is not subject to the structured onboarding flow explained in this document. (Also, you 

would not normally create a cosaction.com email account for this role.) 

** **

**Rejecting an **

**Application **

 

** **

If at any time during the process, you decide an applicant is not a fit for the selected role, click on the 

red 

**REJECT **button 

in the 

**ROLE/ASSIGNMENT **

**MANAGEMENT **section. 

** **

//**NOTE: **You might take this //

//action after a phone call //

//for which you created a //

//note with one of these //

//two //

//**ACTION TYPES**: //

** **

 

** **

//See “//

//**More about Adding **//

//**Notes” **later in this Appendix. //

** **

The system will change the status to //**Rejected**//, finishing the process. 

** **

 

//Continued on next page //



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**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**Appendix B: Handling Exceptions & Variations (continued) **

**APPENDIX B  PAGE B4 **

 

 

** **

**Unassigning a **

**Role **

//**IMPORTANT NOTE ABOUT ACTION BUTTONS IN THE ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT SECTION **//

//These buttons change according to the status of an application. At times, you might //

//see as many as four different buttons. //

** **

After you assign a role in the 

**ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT **section, an **UNASSIGN **button 

appears: 

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

** **

If there is a legitimate reason the leader should no longer have the selected role, click the 

**UNASSIGN **

button to remove the role. \\
The system changes the role status to //**Former **//in the LMT list and adds a “**System action**” note in 

the 

**NOTES AND COMMENTS **section of the LMT detail page stating the position was removed by 

you. The note includes the information you entered in the 

**REASON **field. 

 

 

 

 

** **

**Reopening an **

**Application **

** **

You can reopen the process for a role with //**Former **//or //**Rejected **//status by 

using the 

**REOPEN APPLICATION **button in the **ROLE/ASSIGNMENT **

**MANAGEMENT **section. \\
This action places the application back into //**Open **//status. and starts the entire applicant process flow 

again. The 

**ONBOARDING CHECKLIST **will appear on the LMT detail page, regardless of when the 

original application was submitted \\
//**Note: **The **Assigned To **name does not change automatically when a different leader reopens the //

//application. Once the application is in process, you can use the //

//**Pickup the Process **button to make the //

//change. See the next section for details. //

** **

 

//Continued on next page //



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**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**Appendix B: Handling Exceptions & Variations (continued) **

**APPENDIX B  PAGE B4 **

 

 

** **

** **

**Changing the **

**“Assigned to” **

**Leader **

The purpose of having an //assigned //leader is to let others know which leader is taking primary 

responsibility for processing an application. Typically, the //assigned //leader should be the one who 

takes the //Reject //or //Assign //action. \\
The LMT automatically assigns an application to the leader who enters the first note in the 

**NOTES **

**AND COMMENTS **section of the detail page. Throughout the process, multiple leaders may participate 

by entering notes and even //Rejecting //or //Assigning //the role. All those notes will show the name of the 

leader who entered them, but the //assigned //leader for the application does not change. \\
If another leader desires to be shown as the //assigned //leader, he or 

she can make the change while the application is in the //**In Process **or //

//**Onboarding **//status by using the **PICKUP THE PROCESS **button in the 

**ROLE/ASSIGNMENT MANAGEMENT **section. //**Note: **This button only //

//appears to leaders other than the one who is already assigned. //

** **

**More About **

**Adding Notes **

 

** **

//**Notes are Important **//

At every appropriate step in the process, it is important to add detailed notes describing each 

contact with a new applicant and any other information relevant to the vetting and onboarding 

process. This is critical not only for your own recollection, but also for others who might later 

need to review or manage this leader. \\
When you select “//Not Suitable for Role//” or “//Not Interested//” in 

**Task 2 Step 4**, be sure to explain 

your reasoning in your notes. Having detailed notes for //Rejected //or //Unassigned //leaders enables 

others to determine whether //Former //or //Rejected //leaders should be eligible for reconsideration if 

they reapply or express renewed interest. 

** **

//**Notes are Role-specific **//

If there is more than one role listed under 

**APPLICATIONS HISTORY **on the LMT detail page, you 

must select a specific role to see all the related notes. You will see only the notes for the selected 

role. \\
This role-specific notes feature was added to the LMT effective 3/14/2019, so any LMT activity 

notes entered prior to that date will be shown in the profile Dashboard, 

**not **the LMT. 

•  //To remind you, this note appears in the **NOTES AND COMMENTS **section: //

 

** **

 

 

 

** **

**Avoiding **

**Duplicate Slack **

**Accounts **

** **

When a volunteer has more than one email address and a Slack invitation is sent to each, if the 

volunteer clicks the link in each invitation, multiple Slack accounts are created. To prevent duplicate 

accounts, we must use only the 

**cosaction.com **email address for all Slack invitations. Not only will this 

help prevent the limited number of free Slack accounts from being wasted but it will also avoid 

confusing others who might not know which account to use when "mentioning" or opening DMs. \\
You can use Slack’s Workspace Directory to check for existing and deactivated accounts by following 

the procedure in Task 6 Step 1. Workspace Owners and Admins can also check for pending invitations, 

which they can resend or revoke. 

** **

 

//Continued on next page //



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**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

** **

**Appendix B: Handling Exceptions & Variations (continued) **

**APPENDIX B  PAGE B4 **

 

 

** **

** **

**More about **

**Assigning **

**Roles **

**(//see Task 8) //**

//**General **//

In 

**CB, Roles **determine the functions to which you have access (what you can do) and assigned 

**STATES, REGIONS and DISTRICTS **determine whose data you can see. REGION and/or DISTRICT 

assignments limit access to those selected, while leaving them blank grants access to the entire 

selected 

**STATES. **Assignments for each role should be set according to the access needed for that 

specific role. \\
It is critical that assignments for certain roles (DC and RC in particular) be set properly for various 

automated aspects of CB to function as intended. Because at some point in the future, CB will treat 

assignments separately for each role with respect to the tools available for that role, you might have 

to assign some leaders to multiple roles to properly define their access and responsibilities. 

//**Example: **DCs who might need to handle Followups for their entire states should not be given full state access //

//with their DC role. Instead, they should be assigned as Followup Team Members with full state access, and //

//their DC assignments limited to their assigned district(s). //

** **

//**DC & RC Roles **//

Because these roles are treated in special ways in various aspects of CB, they MUST be limited to their 

proper assignments. DCs need to be assigned to specific HD(s), and RCs need to be assigned to specific 

STATE REGIONS. 

//**Example: **For DCs, the Followup Tool and District Dashboard have a column entitled Has DC, where the pop- //

//up window will show the DC(s) assigned to the supporter’s district. This is done by looking *only* at the HD //

//part of the assignment. Likewise, RCs are identified in other areas solely by the REGION part of their //

//assignment. Certain automated notifications that go out to DCs and RCs are based on the HD and REGION //

//part of their assignments, respectively. //

** **

//**Single Leader **//

Most leadership roles include a companion “team” role, allowing many volunteers to contribute as a 

team, but there should only be one volunteer per STATE, REGION, and/or DISTRICT designated as the 

“leader” in that role. This is especially important for the DC role because of various CB features that 

assume only one assigned leader. An example is the use of merge tags in Followup email templates 

that include reference to the DC assigned to the new supporter’s district. If there were multiple DCs 

assigned, the emails could inconsistently reference different DCs. This same concept also applies for 

multi-state assignments. If for example State Grassroots Coordinators are assisting other states, they 

should be assigned with the SGC Team role for the other states rather than adding those STATES to 

their existing SGC role. 

 

 

** **

**When a **

**COSAction **

**Email Account **

**Already  Exists **

** **

If you cannot assign a cosaction.com email 

account because the account has already 

been assigned to another leader, alter the 

email name to make it unique. You can 

change the first name to a nickname, add 

a number, or add the state initials so it is 

unique to the system. 



{{:cb_mirror_public:media:files_22275_pdfto029.png?nolink&918x1188 |background image}}
**CB: TOOLS: LEADERS ON-BOARDING GUIDE **

**V**

**3.1  Sep 29, 2021 **

 

**Appendix C: Suggested Summary of Onboarding Tasks **

**APPENDIX C PAGE C1 **

 

 

** **

//The involvement of the SIA in Onboarding at the State level is at the discretion of the State Director or //

//the State Leadership Team. An SIA may perform some or all of these tasks depending on the State’s //

//need. Since the SIA is responsible for training and technical help, they should understand and be able //

//to perform the tasks associated with onboading a new applicant so that necessary help can be //

//provided to the State. //

// //

**Task  Summary **

**Action **

1 

**Find and **e**xamine **o**pen **a**pplications in the L**eadership 

Management Tool 

 

2 

**Make the Initial Call **

**On completion:  Add //Called – Meaningful Interaction //note **

**System: auto-checks the //Initial Call //**

//**Made **//**checklist item **

3 

**Perform the Vetting Process **as defined by the State Leadership 

Team 

**On completion:  Add //Vetting //note **

**System: changes status from //Open //**

**to //In Process //**and **auto-checks the **

//**Vetting **//**checklist item **

4 

**Conduct the Onboarding Process **

**At start:  Add //Onboarding Initiated //note **

**System: changes status from //In //**

//**Process **//**to //Onboarding //**and **auto- **

**checks the //Onboarding Initiated //**

**checklist item **

 

**On completion of each item manually enter checkmark: **

**Leadership Role Manual Reviewed **

**COSUniversity Reviewed **

**Enrolled in COSUniversity **

**Reviewed COSAction Email Address **

Manual checkmark for each 

5 

**Create a COSAction.com Email Account and **s**end Confirm **

**COSAction email **

// //

**On verification of auto-check:  Proceed to Task 6.  (any number **

**of resends of the confirm email may be sent if needed) **

**System: auto-checks the **

**COSAction Email Address **

**Confirmed checklist item upon **

**confirmation **

6 

**Invite the Applicant to the **State **Slack Workspace **//u**sing **//

//**COSAction Email Address **//

**When Invite accepted:  manually **

**check the //Joined Slack Team //**

7 

**Finalize Onboarding Activities **

**When Task 6 complete: Add //Onboarding Training Completed //**

**note **

**System: auto-checks the //Final //**

//**Onboarding Training Completed **//

**checklist item and enables the **

//**Assign **//**button in the **

**Role/Assignment Management **

**section **

 

**Adjust the Role and Assignments as appropriate, then click the **

//**Assign **//**button **

System: 

**changes status from **

//**Onboarding **//**to //Assigned //**