Title: Town Hall Events Guide Original CoS Document (slug): [[https://conventionofstates.com/files/town-hall-events-guide-1|town-hall-events-guide-1]] Login Required to view? No Attached File: Town_Hall_Events_Guide.2_24_(1).pdf Created: 2024-03-05 15:47:25 Updated: 2025-03-05 19:00:00 Published: 2024-03-26 03:00:00 Converted: 2025-04-14T20:16:53.295471432 ---- {{:cb_mirror_public:media:files_24020_pdfto001.png?nolink&918x1187 |background image}} **Venues: Potential meeting spaces can be found at:** • Libraries • Senior/RetirementCenters • CommunityCenter • American Legion, AmVets or VFWHalls • Churches • Community Rooms at Banks or local restaurants • Private clubs such as the Elks, Eagles, and Moose lodges • Older movie theaters • Hotels • Golf Club • Grange Halls • Chamber of Commerce (is someone on your team a member?) • Title Company(is someone on your team a realtor or broker?) • Local gym • Civic Center • Indoor training and shooting range • Local utility company, i.e.Electric Co-op • Fire department, Fire Hall Should be procured at the beginning of a 6-week plan, making sure requests to National are submitted with a 3-week window before payment is due **Volunteers needed for:** • Setup • Cleanup • Sign-in table- to collect email and phone numbers of attendees for follow-up • Refreshment table- water, co ffee (health code issues could come into play with food)  • Stationary and Stamp table- provide stationary and stamps to attendees to write to their legislators on the spot, have names/addresses of legislators visible on this table • Literature table **Headliners** Submit requests for headliners well in advance of event **RSVP** **system** When headliners are participating, an RSVP system is wise to use **Town Hall Events Guide** Rev. 2/29/24 Page 1 of 2 {{:cb_mirror_public:media:files_24020_pdfto002.png?nolink&918x1187 |background image}} **Certificates of Insurance** Some venues will require a Certificate of Insurance. This can be requested by  g an Event Payment Request Form to , along with documents from the venue showing the specifics of the coverage they require. **Security** Some venues will charge for providing security for your event. Check contracts or agreements for the specifics and costs for this. **Alcohol** It is the policy of Convention of States to not provide or o ffer alcohol at COS sponsored events. **Equipment** For venues that have equipment available, consider the following: • Podium • Microphone and Speakers • Can your event be recorded? • Can you live-stream the event? • Folding chairs • COS banners and tablecloths • American flag **Advertising** The following are possible ways to advertise your town hall: • Emails • Text blasts • Social Media • Flyers in local businesses • Possible PSA on radio? • Local political party, gun club newsletters • Paid radio ads or social media ads • Personal email accounts- send an announcement to all your contacts • Telepatriot missions to our supporters Rev. 2/29/24 Page 2 of 2