Title: SGC Role Manual 2024 Original CoS Document (slug): [[https://conventionofstates.com/files/sgc-role-manual-2024|sgc-role-manual-2024]] Login Required to view? No Attached File: SGC-manual-2024.pdf SGC 3/20/2 Created: 2024-05-08 01:19:07 Updated: 2024-05-08 01:19:09 Published: 2024-05-08 01:00:00 Converted: 2025-04-14T20:20:17.293434049 ---- {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto001.png?nolink&918x1188 |background image}} **Grassroots Coordinator: Training Manual** [[files_24748_pdfto.html#2|**Welcome to the Team.....................................................................................................................1\\ **]][[files_24748_pdfto.html#3|**Responsibilities...............................................................................................................................2\\ **]][[files_24748_pdfto.html#5|**Building and Leading Your Team.................................................................................................4\\ **]][[files_24748_pdfto.html#6|**Growing your District Captain Team.......................................................................................... 5\\ **]][[|**Legal Limits On Your Volunteer Activity....................................................................................8\\ Ongoing Education...................................................................................................................... 10**]] [[|Personal Development............................................................................................................. 11]] [[|**Tips on Messaging........................................................................................................................ 11\\ **]][[files_24748_pdfto.html#12|**Additional Help............................................................................................................................ 12\\ Your Signature............................................................................................................................. 13**]] Page 1 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto002.png?nolink&918x1188 |background image}} **Welcome to the Team\\ **Congratulations on being selected as a Grassroots Coordinator (GC) for Convention of States.\\ Your willingness to step into this vital role and become part of the state leadership team will help\\ fulfill COS's mission. The mission of Convention of States is to “Build an engaged army of self-governing grassroots\\ activists.” **We aim to grow a grassroots army large enough to call the first convention of states and\\ drive the political and cultural narrative across all 50 states. We want to see\\ self-governance and liberty flourish in our nation and we believe this will only happen if\\ good people like you get involved in the political and cultural battle. We want to train you\\ how to do this as effectively as possible.** As a Grassroots Coordinator, you have been entrusted with a vital role in the fight for liberty.\\ You will recruit and train the grassroots team in your state in the fight to see the Federal\\ Government reined in by the first-ever Article V Convention of States. Fellow patriots will be\\ standing side by side in this fight and will be eager to help you every step of the way! Since it usually takes several attempts to pass our resolution in a state legislature, we keep\\ growing the grassroots team and training more activists until we have enough influence to effect\\ the change and pass the resolution. Every additional person we educate, train, and get involved is\\ one person closer to victory! We often say, “There is no political problem that more grassroots\\ can’t fix.” In this manual, you will find a wealth of information to equip you to handle most situations. It is\\ not intended to be all that you need. Rather, it should give you basic guidelines and principles for\\ you to use. Some other sources of support and training you can use are 1. [[https://cosuniversity.com/|COSU University. ]]There is a course for SGCs [[https://cosuniversity.com/project/sgc-100-state-grassroots-coordinator-leadership-training/|here ]]and another on grassroots leadership [[https://cosuniversity.com/project/sgc-200-grassroots-secrets/|here.]] 2. Your State Team. There are likely many seasoned leaders on your state team, in addition to your regional director, who can help answer questions, and provide support, direction,\\ and mentorship as you grow into this role. 3. Our [[https://conventionofstates.com/|website]]. There is a vast amount of content you can look through on our website to give you ideas and examples of content that is being used across our organization. Page 2 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto003.png?nolink&918x1188 |background image}} **Important: **As you start, take it one step at a time. When you have never done something like\\ this, learning to be an influential activist can initially feel overwhelming. Make sure you stop and\\ enjoy the feeling of being a part of something historic and monumental. You are helping save the\\ country for yourself, your loved ones, and generations of Americans. Make COS part of your weekly routine. Set aside the time you have for COS and invest that time\\ week after week and month after month and you will look back and be amazed at all you were\\ able to accomplish. **Responsibilities\\ **As a Grassroots Coordinator, you are responsible for leading the grassroots growth in your state.\\ You will work closely with the State Director to lead and activate the volunteer teams in your\\ state. Frequent contact with your Regional Captains will be essential to assist them in working\\ with their District Captains to be sure they have everything they need to grow support within\\ their district. If you do not have any Regional Captains, work directly with your District\\ Captains. Helped welcome, onboard, and train new volunteers. Here are some of the areas that\\ you will work on as a Grassroots Coordinator: ● **Recruit: **Oversee the recruitment of District Captains and a full roster of all statewide positions. You will want to manage the Leadership Management Tool, overseeing the\\ onboarding of volunteers in your state. Please be sure that applicants in the Leaders\\ Management Tool (LMT) are personally contacted by phone within 3 days of applying\\ and that all contact information is documented in the LMT. ● Work with your State Director to fill out a full roster of statewide positions and inspire, educate, and activate the volunteer leadership team. You should become familiar with the\\ job descriptions for each position to assess your team's effectiveness. ○ Go through [[https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1TbYBB8TLT0nZTszigsNZibu9PrliWjfD|each Manual ]]for the positions you will work closely with.\\ ○ Go through the [[https://cosuniversity.com/|COS University course ]]for each position you will work closely with. ● Regularly assess the grassroots growth and activity within each district and make adjustments as necessary. Page 3 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto004.png?nolink&918x1188 |background image}} ● Oversee the regular log-in activity of your District and Regional Captains. ● Ensure that members of the team have completed the course(s) for their role in COS University ● Learn about Article V and the Convention of States Project to educate and build awareness with your Regional and District Captains. The more they know, the more\\ confident they will be as they work within their districts to grow their grassroots army.\\ One way to do this is to go through the four public courses at [[https://cosuniversity.com/|COS University.]] ● Support your State Director in hosting state conference calls to lead, inspire, and inform your state team. ● Attend the monthly [[https://register.gotowebinar.com/register/996606524481396482|State Director/Grassroots Coordinator/Regional Captain webinar ]]to collaborate with other state leaders nationwide. If you have Regional Captains, invite\\ and encourage them to participate. ● Work closely with your State Director and Regional Director. When your SD or RD reaches out to you, respond within 24 hours on workdays unless you have made prior\\ arrangements or he/she knows you will be unavailable for a certain time. ● Team up with the State Director and/or Regional Director to develop state grassroots growth goals. **Become proficient in using the COS tech tools.** ● Train the Regional and District Captains on how to build and develop personal relationships with the state legislators for their district (usually a state senator and a state\\ representative ). To help them know who their legislators are, you can [[https://www.conventionofstates.com/lookup|look them up here]].\\ They are provided with educational material to take to their legislators when visiting. ● Download and use the [[https://conventionofstates.com/cosaction|COSAction app ]]to create reports and participate in TelePatriot call missions with your state team. ● Ensure that your Regional and District Captains can record meetings with their legislators in the [[https://coslms.com/|Legislative Management System ]](LMS) or [[https://conventionofstates.com/cosaction|COS Action App.]] ● Expect to spend approximately 8 - 10 hours weekly as a Grassroots Coordinator. Page 4 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto005.png?nolink&918x1188 |background image}} ● Become part of your state Slack workspace, the national GC Slack workspace, and the national COSDC Slack workspace. In your state workspace, you will interact with other\\ leaders in your state to brainstorm, encourage each other, and participate in conversations\\ related to your state and its progress with Convention of States. On the national\\ workspaces, you can network with other leaders from across the nation. ● Assist the District Captains in hosting an annual field trip to the state Capitol to visit their state legislators and give them information about Convention of States. ● Work with your State Director to plan and hold an annual statewide rally at the state Capitol. This will involve all of your Regional and District Captains and their volunteers.\\ This should be promoted throughout the state primarily through personal phone calls,\\ emails, social media, and Slack. **Building and Leading Your Team\\ **The best teamwork can’t be developed in microwave time. Teams grow strong in a crock-pot.\\ The time and effort required to develop team members don’t change the team overnight, but\\ creating them always pays off. You are now a part of a unique and growing team in your state. Here is a [[https://conventionofstates.com/leaders|directory of your state team]]. One of your most important activities will be frequent personal contact with your team. As you\\ get to know each team member and build a relationship with them, you will be able to help them\\ set goals and create a personalized plan for success. You will also be able to identify and fill\\ training needs. Every team member is unique, but as a general rule, plan on a personal phone call\\ at least once every two weeks to check in and see how they are doing. Leave a brief note in their\\ LMT profile whenever you contact a team member. As a Grassroots Coordinator, you are part of a statewide team and the team leader of your state's\\ regional captains and district captains. Contact the District Captains frequently to help train,\\ equip, and mentor them. The training for new District Captains should be started immediately\\ after they are assigned so they maintain their interest and motivation. Training in the following tools will enable them to do their job. Page 5 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto006.png?nolink&918x1188 |background image}} ● CitizenBuilder (CB) ● Follow Up Tool (FUT) ● District Dashboard (DD) ● Legislative Management System (LMS) As mentioned above, another form of communication is provided to you through Slack. This is\\ like an instant messaging system with your state team as well as GC’s across the nation. You\\ will receive an email invitation to join Slack. Please sign up immediately to connect with the\\ state and national teams. ● Invite your new DC’s to your State Slack workspace and COSDC, the national DC workspace. They will benefit from the communication within your state and will have the\\ opportunity to network with other DC’s nationwide. **Growing your District Captain Team\\ **We are a unique organization with many new supporters joining every week. These supporters\\ are placed in a database for your state and each district for your DC’s to access. This enables\\ them to contact, teach, and activate those eager volunteers under their leadership. Nothing excites and motivates people more than receiving personal contact from those in an\\ organization where they can put their efforts to work. Train your DC’s on how to access the\\ database and personally reach out to their district's supporters, volunteers, and petition signers. Your training for the tools will come from your State Director or the individual delegated to do\\ training from your team. It will include using the Leaders Management Tool (LMT) to help you\\ find those who have applied for a role. The LMT should be checked at least four times a week.\\ New applicants should be contacted within two business days, preferably within 24 hours, of\\ applying for their position. Capturing them when they are excited and motivated is essential to\\ their success and yours. When making the first connection, always contact them by phone. Emails could be more reliable.\\ The national average open rate for email is less than 18%. Personal phone calls and/or texting are\\ the most effective communication methods. Page 6 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto007.png?nolink&918x1188 |background image}} ● If you make a phone call and they do not answer, leave a voicemail and then try again later. Always leave a note in Citizen Builder documenting every attempt to make contact. ● Make a second call within 2-3 days. If necessary, leave another voicemail, followed by a text message. //Log a note in CB for every contact or attempt that is made.// ● If you are still waiting for a response after two calls, follow up with a text and email telling them you are reaching out to discuss their application. Ask for a good time to set\\ up a phone interview. //Again, be sure to make a note of this in CB.// ● If there is still no response, send a second text and email. Thank them for their application, and let them know that since you have not heard from them, you assume they\\ cannot volunteer. Let them know they can reach out to you when things change. Then\\ “reject” them in the LMT. //Always document all attempts for communication as well as\\ the results of the communication//. When you reach out to existing District Captains, they may have yet to receive much or no\\ communication from their state team. You may have to win them back by assuring them they\\ will receive the help they need and the encouragement and support required for their success. Personal contact (face-to-face or on the phone) is essential to building a relationship with your\\ District Captains. When you spend personal one-on-one time with your DC’s, you will build\\ confidence in yourself and your leadership. Your job as a Grassroots Coordinator is to reach out by recruiting, teach by personal contact, and\\ activate by guiding, directing, and encouraging them. Your job is to equip and develop them.\\ There is a difference. Equipping them is imparting information, the how-to’s of their job.\\ Developing them requires investing time in them with personal one-on-one help and\\ encouragement. You become their mentor. You raise them to do more than they ever thought they\\ could. Always end a conversation with a call to action. Give them something to do. The best way to\\ ensure that they will do it correctly is for you to do it with them and allow them to watch you.\\ Then, you watch them do it. Then, they do it alone. Page 7 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto008.png?nolink&918x1188 |background image}} Always follow up with any assignment you have given them. Don’t assume they will come to\\ you for help if they have a problem. People often fail to ask for help because they do not know\\ what to ask or feel insecure about what they don’t know. Your District Captains will look to you for their vision and understanding of the mission. Their\\ goal is bigger than they are. They are participating in something greater than themselves. Keep\\ that before them, and they will fly! **Teaching District Captains How to Talk To Their Legislators\\ **It will be necessary for your DC’s to know how to start building a relationship with their\\ legislator. Some will come to you with experience, but most will need training and guidance on\\ making that connection. It would be ideal if you meet them at the capitol and go with them for the first time. In most\\ states, that is unrealistic, so your instruction will be vital to their success. Here are some helpful\\ hints for them when they talk with their legislator. ● Meeting, calling, or sending a handwritten letter to your legislator is much easier than you think! Let your legislator know that you support Convention of States. One person\\ often makes the difference in how a legislator votes, so appreciate the impact that you can\\ have. Phone calls to your legislator are helpful and necessary, but face-to-face visits or\\ handwritten letters are priceless. ● Your first point of contact will likely be a staff member. The staffer will play a significant role in whether you can speak with the legislator and the success of your meeting. Staff\\ help shape a legislator’s agenda and position on issues. Cultivating a positive relationship\\ with the staff will tremendously impact the success of your contacts with the legislator.\\ Always be polite and respectful to the legislator and staff, even if they disagree. ● Schedule an appointment ahead of time rather than walking in. Arrive on time and dress appropriately (casual business). ● Prepare what you will say in advance. Do your best, but feel free to say every word perfectly. You are simply asking them to support Convention of States. Give them several\\ personal reasons in your own words why you support COS and feel it is essential. For\\ example, a parent or grandparent may be concerned about the debt; a farmer might Page 8 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto009.png?nolink&918x1188 |background image}} mention the negative impact of the EPA on his farm; a business owner may be concerned\\ about the overreaching federal regulations imposed on businesses. ● Most legislators respond well to concerns about fiscal issues and overreach from the federal government. Stay on topic and only discuss Convention of States. Some\\ legislators who oppose Convention of States can cleverly change the conversation to\\ other issues. ● If the legislator or staff has questions, answer them if you can. If you don’t know an answer, tell them you will be happy to find out and get back to them (be sure to take a\\ business card to know who to email or call). A member of your state team will be happy\\ to help you provide the answers you need. ● When you get home (before you have time to forget), write a brief thank you note and mail it to the office. A handwritten note will be very impactful and be noticed much more\\ than an email. Thank your legislator for taking the time to meet with you regarding\\ Convention of States. If a staff member was constructive, you might compliment them\\ by name. They will hear about it, and you will likely win a friend in the office! ● Keep personal notes after any phone call or meeting and enter a report in the COSAction app or LMS detailing how your meeting went. Pay particular attention to describe any\\ comments the legislator may have made to indicate concerns or support. ● If your legislator does not support Convention of States, do not give up! Keep going back, and teach others to join you. Most legislators will eventually help when they hear\\ from enough supporters in their district. If your legislator does support, you still need to\\ remain in frequent contact to let him/her know that you appreciate the support and\\ encourage the legislator to advocate with other legislators. **Personal Development\\ **“If you want to grow and become the best person you can be, you’ve got to be intentional about\\ it. Many unsuccessful people who try to lead others have the mistaken belief that people will\\ follow them because their cause is good. But that’s not the way leadership works. People will\\ follow you when they believe in you.” -John Maxwell Suggested reading/resources: Page 9 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto010.png?nolink&918x1188 |background image}} ● We highly recommend you join an online small group study of the book [[https://www.amazon.com/Servant-Leadership-David-Kuhnert/dp/1524653748/ref=sr_1_2?crid=2H59MHW8W3C9S&dchild=1&keywords=servant+leadership+david+kuhnert&qid=1616178329&sprefix=servant+leadership+david+%2Caps%2C313&sr=8-2|“Servant]] [[https://www.amazon.com/Servant-Leadership-David-Kuhnert/dp/1524653748/ref=sr_1_2?crid=2H59MHW8W3C9S&dchild=1&keywords=servant+leadership+david+kuhnert&qid=1616178329&sprefix=servant+leadership+david+%2Caps%2C313&sr=8-2|Leadership” ]]by David Kuhnert which is the cornerstone of our leadership training. ○ To receive more information and learn about the classes being offered, please email Ginny Rapini:  ● “Mentoring 101” by John Maxwell\\ ● More Information about [[https://thecrossroad.net/|Servant Leadership ]]used by our organization. **Tips on Messaging\\ **Remember to always be nice. No matter how infuriating someone's argument might be, we need\\ to rely on facts and calmly point them back to the truth that lies in the Constitution. The facts are\\ on our side. There’s no need to resort to name-calling or foul language. Doing so only hurts our\\ credibility. We stand on the strong foundation of the Constitution, partnered with thousands of\\ pages of research and the consensus of our nation’s top Constitutional minds. As you speak to people about the Convention of States, make sure that you never refer to it as a\\ “Constitutional Convention.” We are not seeking a constitutional convention. It is a convention\\ of states to propose amendments to limit the power of the federal government. The\\ Constitutional Convention was where the Constitution was drafted and ratified. When people use\\ this term, hearers are often concerned that we seek to rewrite the Constitution. This is incorrect.\\ We are seeking to amend the Constitution through one of the two methods that the Founding\\ Fathers unanimously approved in Article V of the Constitution. You want to refer to it as a\\ “convention to propose amendments.” You will find some good resources for dealing with this and other objections [[https://www.conventionofstates.com/responses_to_convention_of_states_opposition|here.]] Here are some documents that will help you communicate the Convention of States message,\\ whether in a conversation or when making a presentation: ● [[https://d3n8a8pro7vhmx.cloudfront.net/conventionofstates/pages/263/attachments/original/1448454673/Article_1-SolutionAsBigAsProblem.pdf?|A Solution as Big As the Problem ]]by Michael Farris\\ ● [[https://conventionofstates.com/files/process-of-article-v-infographic|The Process of An Article V Convention for Proposing Amendments]] **Additional Help\\ **If you have a question or need assistance with something that is not covered in this manual,\\ please reach out to your State Communications Coordinator or State Director. If they are unable\\ to help, contact the [[https://help.conventionofstates.com/|help desk.]] **Continuing Education\\ **We have many resources available. Here are a few to get you started: ● [[https://www.conventionofstates.com/learn|Our Resource Page ]]is the best source to learn more, and we encourage you to visit often.\\ ● Here are a series of [[https://www.conventionofstates.com/surge_article_library|short articles on various topics.\\ ]]● We have [[https://www.youtube.com/channel/UCC0eXtGEMvjxpdYQl2LUiVw|hundreds of educational and inspirational videos ]]available on our YouTube [[https://www.youtube.com/channel/UCC0eXtGEMvjxpdYQl2LUiVw|Channel.]] Page 10 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto011.png?nolink&918x1188 |background image}} ● [[http://www.cosuniversity.com|COSUniversity ]]offers online training courses.\\ ● Hundreds of research articles and historical documents can be found on our [[http://wiki.conventionofstates.com/doku.php|Wiki site.\\ ]]● [[https://conventionofstates.com/files/article-v-legislative-compendium|COS Briefing Book.]] ● [[https://www.amazon.com/Law-State-Initiation-Constitutional-Amendments/dp/1532928890/ref=sr_1_1?crid=3R8MXDU3MVXB0&keywords=the+law+of+article+v+by+robert+natelson&qid=1702665512&sprefix=The+law+of+article+V%2Caps%2C106&sr=8-1|The Law of Article ]]V by Robert G. Natelson **Commonly Used Acronyms\\ Positions** SD State Director RC Regional Captain GC Grassroots Coordinator FUT Follow Up Team LL Legislative Liaison DC District Captain ML Media Liaison VCD Veterans Coalition Director SIA State Information Analyst RD Regional Director SCC State Communications Coordinator SMW Social Media Warrior VCD Veterans Coalition Director FBEditor Facebook Editor EC Events Coordinator DD District Dashboard CD Coalitions Director CB Citizen Builder SV State Videographer **Tools** CB Citizen Builder FUT Follow-up Tool DD District Dashboard LMT Leadership Management Tool LMS Legislative Management System COSU Convention of States University Page 11 Last Revised 3/20/24 {{:cb_mirror_public:media:files_24748_pdfto012.png?nolink&918x1188 |background image}} **General** CTA Call to Action COSA Convention of States Action COSF Convention of States Foundation JBS John Birch Society (opposition group) EF Eagle Forum (opposition group) BBA Balanced Budget Amendment NAGR National Association for Gun Rights\\ (opposition group) **Your Signature\\ **You should receive an email link to this manual from your state team. Be sure to sign it\\ electronically. **Additional Help\\ **If you have a question or need assistance with something that is not covered in this manual,\\ please reach out to your State Communications Coordinator or State Director. If they are unable\\ to help, contact the [[https://help.conventionofstates.com/|help desk.]] Page 12 Last Revised 3/20/24